Lo Smart working era uno degli argomenti che già da qualche tempo volevo affrontare in uno dei miei articoli, ma era finito in fondo alla lista; visti però gli accadimenti dell'ultimo periodo ho deciso di rispolverarlo e portarlo in cima.

Innanzitutto dobbiamo definire che cosa si intende con Smart Working. La definizione varia molto a seconda di chi è a rispondere al quesito:

  • L'ordinamento Italiano dice che lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.
  • L'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano dice che Smart Working significa ripensare il telelavoro in un’ottica più intelligente, mettere in discussione i tradizionali vincoli legati a luogo e orario lasciando alle persone maggiore autonomia nel definire le modalità di lavoro a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Autonomia, ma anche flessibilità, responsabilizzazione, valorizzazione dei talenti e fiducia diventano i principi chiave di questo nuovo approccio.
  • Per il Chartered Institute of Personnel and Development lo Smart Working è un approccio all'organizzazione del lavoro finalizzato a guidare una migliore efficacia ed efficienza nel raggiungimento degli obiettivi attraverso la combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, puntando sull'ottimizzazione degli strumenti e delle tecnologie e garantendo ambienti di lavoro funzionali ai lavoratori.

Bisogna anche evitare di confondere lo Smart Working con il lavoro da casa... il lavoro da remoto implica solo un cambiamento nel luogo in cui si svolgono le stesse mansioni svolte in ufficio e non l'attuazione di modalità differenti di lavoro, di processi aziendali strutturati, di modelli di comunicazione avanzati. Lavorare un giorno a settimana da casa non è Smart Working, è Homeworking!

I freelance hanno sempre lavorato con orari flessibili, da luoghi diversi, in mobilità ma non per questo sono Smart Workers, semplicemente lavorano in modalità "nomade". 

Lo Smart Working parte innanzitutto dall'organizzazione dell'azienda, in quanto vanno considerati vari aspetti, tra i quali:

  • Ci deve essere un processo di cambiamento che ha il fine di valorizzare il singolo lavoratore.
  • Il lavoro deve essere basato su obiettivi e non su numero di ore lavorate.
  • Va aumentato il commitment nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.
  •  Vi devono essere le condizioni che garantiscono al lavoratore di coniugare vita professionale e personale.
  • Il lavoratore deve essere soddisfatto del lavoro che fa e di dove lo fa.
  • Il lavoratore è così invogliato a raggiungere gli obiettivi aziendali portando beneficio all'azienda e mantenendo l'elasticità nella modalità di lavoro.
  • L'azienda può e deve rivedere gli spazi perché siano vivibili.
  • L'azienda deve garantire la possibilità di lavorare da remoto con tecnologie e device adatti alle esigenze.
  • Vanno adattati i processi interni in modo che venga snellita il più possibile la burocrazia.

I vantaggi sono molti, ma i più evidenti sono sicuramente:

  • Riduzione dei costi di gestione degli immobili e dei consumi annessi
  • Riduzione dell'inquinamento
  • Aumento significativo della produttività
  • Riduzione delle assenze per malattia
  • Miglioramento del Worklife Balance

Tutto quanto è stato appena detto è sicuramente molto interessante e sicuramente positivo, ma come in tutte le cose esiste il rovescio della medaglia. La sicurezza che ho creato nella mia infrastruttura aziendale, dove finisce? Come posso allargare  il perimetro a device che non so bene dove siano? Come posso controllare il flusso di dati che entrano ed escono dalla mia azienda?

Per rispondere a questa domanda bisogna fare qualche breve considerazione su cosa lo Smart Working mette in campo:

  • Si riduce la capacità di trasferimento delle informazioni tra la forza lavoro.
  • Il  lavoratore deve imparare come separare vita privata e lavorativa.
  • Si può avere un aumento del cosiddetto BYOD (Bring Your Own Device), ossia dell’utilizzo dei dispositivi personali per scopi aziendali.
  • Si deve allargare il controllo dei propri dati anche da reti e dispositivi di cui non si ha diretto controllo.
  • Il perimetro aziendale risulta sempre meno netto e individuabile.

Cosa fare? Come proteggersi?

In realtà le soluzioni non sono molto differenti da quelle che si usano per proteggere i device all'interno di un perimetro; le minacce sono sulla sicurezza dei dispositivi, delle reti e dei dati indipendentemente da dove si trovano.

Si deve stare attenti ai siti dannosi, all'accesso a reti non controllate o con sistemi di autenticazione deboli, a connessioni non aziendali (ad esempio da Smartphone personale). Come sempre basta attivare dei controlli mirati, magari andando a segmentare la rete in base ai dispositivi e al tipo di collegamento, spiegare ai propri lavoratori quali sono i modi corretti di utilizzare i device e fornire strumentazione adeguata a dare produttività e controllo.

I sistemi e i processi idonei esistono ormai da molti anni; basta affidarsi a personale esperto per conoscere quali strumenti mettere in campo per permettere che questa modalità di lavoro porti benefici senza aumentare i rischi. E come sempre formare e informare i propri collaboratori.